「今月は棚卸しがあるって聞いたんだけど、具体的には何をするのかな。あと、注意点があれば知りたいな」


調剤薬局事務員として勤めて初めての「棚卸し」、その疑問にお答えします。

 

本記事の内容


調剤薬局事務歴は早5年。棚卸しは、以前勤めていた薬局では年4回、現在勤めている薬局では、年2回のペースで行っています。

同僚の事務さんに聞いても、基本的なやり方についてはどこも似通っているようなので、今回はその簡単な流れを紹介していきます。


1.調剤薬局の棚卸しの方法 


棚卸しの方法、その流れは以下の3ステップです。

STEP1 レセコンから薬の在庫数をプリントアウトする

STEP2 薬の在庫の確認する

STEP3 確認した数量を入力する

 

STEP1 レセコンから在庫数をプリントアウトする 


まず、在庫数を管理しているパソコンから、データ上の在庫数をプリントアウトします。入庫数と在庫数を照らし合わせるためです。

薬局で処方されるお薬というのは、通常、薬局が製薬会社さんから仕入れています。

これを入庫といいます。

入庫をすると、製薬会社さんからお薬と一緒に、入庫したお薬の一覧表をもらいます。

これを仕切り書といい、日常的な業務として、仕切り書をもとに入庫したお薬を入力(あるいはデータが送信されているのでそれをチェック)しています。

また、在庫の管理が処方入力と連携している場合には、お薬が処方されたら、入庫分から自動的にマイナスされます。

つまり、画面上の在庫数と棚にある錠数とが同じであるはずです。


STEP2 薬の在庫の確認


しかし、残念ながら画面上の在庫数と棚にある錠数が異なることがあります。「数がズレている」、と現場ではいうのですが。

この「ズレ」がないかどうか、ひと箱、一錠ずつ、シロップならばミリ単位、軟膏であればグラム単位でどれくらいあるか調べます。薬局内のお薬全てを、です。

これが地道かつ結構な作業ですが、棚にある在庫数を人の手で数える必要があるのです。

すぐに思い付く理由とすると、入出庫の入力ミス

ひと箱ではなく、なん錠かだけ入庫することを小分けといいます。小分けで入ってきた分に関して入力していなかったとか。

または、返品した薬に関して、まだ伝票が届いていないとか。

該当する薬の入出庫に関してのデータを見ながら原因を探っていくことになります。

STEP3 確認した数量を入力する


こうして、正しい数をメモしたところで、STEP2で確認した数を在庫管理の画面に入力します。

正式な数を確定し、報告するためです。

薬の在庫数の入力の作業に関しては、事務員が行うところもあれば、薬剤師さんが行うところもあります。

※補足
薬局さんが扱っている包帯や絆創膏、OTC医薬品(ドラックストアで購入できる医薬品)の在庫。それからスポイトや軟膏容器、シロップ等を入れる水剤の容器の在庫も棚卸しの対象になります。
包帯や絆創膏、OTC医薬品の在庫は調剤薬局事務員が、容器は薬剤師さんが数えるケースが多いです。いかんせん、忙しいので、そこはお互いさま。もし頼まれた場合には臨機応変に対応しましょう。


2.棚卸しを行う際の注意点


さて、棚卸しを行う際の注意点です。私は以下のふたつを注意しています。

単位を確認する
ハンドクリームを持参する


単位を確認する


数える前に、プリントアウトした在庫数の紙を見て、一度単位を確認してみてください。

錠剤は錠でいいのですが、軟膏では本なのか、グラムなのか。

数えた後に、「単位を間違えた!」と言って計算し直すもの手間です。

それから錠数を数えるときには、1シート何錠かを確認すること。薬局でもらったお薬をシートでもらうことがあれば、見てみてください。

1シート10錠×10シート=100錠1箱

が普通ですが、中には、


1シート14錠×10シート=140錠1箱

1シート14錠×2シート=28錠1箱

果てには、小分け(箱買いではなく、必要な錠数だけお薬を発注すること)の分が入っていたりします。

慣れてくれば、箱の大きさや形で分かるものですが、最初お薬を触ることに慣れないうちはうっかり見落とすことがあります。注意しておきましょう。

ハンドクリームを持参する 


お薬のシートって、触りすぎると手が乾燥してくるんです。

「棚卸しくらいで大げさな!」と言われると元も子もないのですが……(-_-;)

 

最初に勤めた薬局さんでは、薬剤師さんがみなさんハンドクリームを持参して毎日塗っているのが印象的で、なぜか聞きました。すると、「調剤していると手が荒れるんだよねー」って。

それ以降、持っているようにしています。

オススメのハンドクリームはこちら。


資生堂 モイスト 薬用ハンドクリームUR 120g (医薬部外品)

価格:748円
(2019/4/22 12:45時点)


資生堂さんのモイスト薬用ハンドクリーム。このために購入して以降、一家で使用しています。
伸びがいいので、少量でもすべすべになります(*´ω`*)
チューブ型もあるのですが、製造が追いつかず一旦販売中止。2019年4月現在、店舗に問い合わせてもまだ店頭に届いていないとのこと。早く入荷しないかしら。


まとめ


棚卸しの3STEP

STEP1 レセコンから薬の在庫数をプリントアウトする

STEP2 薬の在庫の確認する

STEP3 確認した数量を入力する

※数えるときには単位に気をつけることと、ハンドクリーム持参をおすすめします。


従業員総出(とまではいかなくても所属するほとんどの従業員が出席する)の棚卸し。

閉店後にやる薬局さんが多いと思います。その日ばかりは残業確定。私も先日(3月30日)にしてきたばかりです。週明けには、報告書を上げないと。

ぼちぼち頑張っていきましょう(*´ω`*)

ご参考になりましたら幸いです*